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    3. 运筹时间 决胜千里
      作者:唐刚平 来源: 时间:2014年05月12日

       本月公司开展了“中层管理人员职业素养培训”,邀请了著名讲师狄振鹏博士,感慨收获颇多的同时,尤其对其阐述的管理者技能——时间管理,自己深有感触。
          我们如何在工作学习中进行时间管理,提高我们的工作效率效能,我们可以根据事情的重要程度和紧急性把工作任务分为四种类型:A重要又紧急的工作,我们可以称之为突发事件,当出现这种情况时候,我们应当放下手头所有工作,全身心去解决它;B重要不紧急的工作,例如改进工作方法、开发客户、提升服务等,这些工作存在的意义在于如果落实下去,在将来会带给我们效益,但是从紧急程度来看似乎不那么着急去解决;C紧急但是不重要的工作,这类事情的发生需要我们在限定的时间内去解决它;D不紧急不重要的工作,这种类型的工作我们更多事可以选择舍弃,不去做。在对工作任务B、C的优先选择上,我们应该将B作为我们花费时间精力较多的项目,B任务的完成对我们来说是重要的,如果在不紧急的时间段不去解决它,随着时间的推移,B会越来越紧急从而转变成为A;对于C,重要性不会增加,如果没时间解决,任务消失,承担一小部分损失。根据“二八定律”时间效能分析,我们应当对自己的生物钟有所了解,把自己最有效率的时间段去解决最重要的问题,并且在这个时间段内避免被打断干扰,集中精力完成工作。
          理论上,对于时间的管理实际上也就是对于时间的投资与消费,将时间用于学习用于工作,是对自己的时间投资,这种投资会有益于自己的发展,为自己带来良好的效益;将时间用于娱乐,用于消遣,这是对时间的消费。多对时间投资,尽量减少对时间的消费,随着时间的投资累积,我们会收获很多,当然我们也要达到对时间的投资消费平衡状态。很多人会将时间的消费与浪费混为一谈,时间的浪费是表现在对工作学习无计划、计划不周、容易被打断打扰、不能有效沟通、事必躬亲、拖延等方面。如何才能减少这种时间的浪费呢?首先我们要对自己进行效能上的管理,对时间进行合理分配。仍然将工作任务分为ABCD,对于A任务,我们应该花费20%—25%的时间去立即完成;B任务基本上都是一些战略规划,我们应当花费工作的65%—80%的时间去准备;C任务对于我们的价值不大,我们可以选择委派给他人或者减少一定工作量,投入的时间也不应超过15%的时间与精力;D任务我们可以选择花极少的时间去完成,或者直接舍弃。其次,充分的计划准备工作也是我们提高工作效率的关键因素。艾维利“十分钟六件事”效率法提倡,我们应该花五分钟将下一阶段的要做的六件工作列出来,再花五分钟时间去将这些工作排序,然后按照这样的顺序去完成工作,由此可以保证我们在工作时间内时刻都在做有价值的工作。古人云:“人无远虑,必有近忧”、“凡事预则立,不预则废”说的也不过就是计划的重要性。将自己的工作做一份一周时间内的统筹、规划,将计划列成清单,然后按照这样的计划去执行,可以大大提高自己的工作效率,如若再定期做出总结,更是对自己工作的完善。最后,养成良好的工作习惯,学会对工作做出总结,养成写工作日志的好习惯,记录自己的工作事项,对自己工作做出规划,亦方可达到事半功倍的效果。
          时钟随着指针的移动滴答在响:“秒”是雄赳赳气昂昂列队行进的兵士,“分”是士官,“小时”是带队冲锋陷阵的骁勇的军官,所以当你百无聊赖,胡思乱想的时候,请记住你掌上有千军万马;你是他们的统帅。检阅他们时,你不妨问问自己——他们是否在战斗中发挥了最大的作用。时间无法积蓄、无法失而复得,却又往往被我们所忽视。我们在工作中常常忙得晕头转向却不见成效。狄博士对时间管理精彩而通俗易懂地阐述,让我暂时停下来审视一下自己的时间管理。
          人们的生活节奏越来越快,“不进则退”的思想在当今社会体现得淋漓尽致,养成快速节奏感是时间管理中的重要措施。一直习惯带着手机,手机上的电子时钟让我对时间感到迷茫,手表上时针的走动会让我存在时间的紧迫感,借助于手机,让自己时刻清楚自己的时间指针到了什么位置,自己计划干什么,而现在正在干什么,如何协调自己现在的工作状态。生活中不是管理就是被管理,做时间的管理者,要掌控每一天,不被时间牵着鼻子走。针对以前的不足之处,要静下心来思考,耐心分析,改变原有思维,找着正确的方法,做好规划并确立目标。目标高低适合,不能太高也不能太低。太高,可望而不可及;太低,潜力就得不到发掘。问题和差错是随时会发生的,留出时间弹性,做事要留有余地,时间安排也一定要有20%~30%的富余量。目标设定以后,要开始把目标转为行动,把蓝图变成现实,且要防止拖拉和冒进的现象应该马上行动的,却踌躇不决者,易败;应该不慌不忙的,却快速前行者,则不达。
          说者容易做者难。养成良好的时间管理习惯,对自己的时间做出良好规划,并不是一朝一夕的事情,想成功就要坚持下去。在以后的工作生活中,我会根据时间管理法则,对自己的工作生活做出合理规划,做好迎接未来工作的准备!

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